Làm việc từ xa hiệu quả

Làm việc tại nhà (Work From Home – WFH) không còn là một khái niệm xa lạ với phần đông doanh nghiệp (DN) Việt Nam sau gần 2 năm chống chọi với dịch Covid-19. Nhiều DN thậm chí còn đang hướng tới tư duy làm việc ở bất cứ đâu (Work From Anywhere – WFA) để linh hoạt duy trì hoạt động kinh doanh ngay cả khi dịch bệnh qua đi trong tương lai.

Xu hướng tất yếu

GS-TS Bùi Tùng, Giám đốc điều hành chương trình MBA cấp cao của Trường Kinh doanh Shidler – Đại học Hawaii tại Việt Nam, nhấn mạnh các làn sóng dịch Covid-19 đã giúp DN trên toàn thế giới hiểu được tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong vận hành mọi hoạt động. Do đó, DN không thể từ chối WFH, WFA để duy trì kinh doanh không gián đoạn. Tại Mỹ, 83% DN bắt buộc làm việc từ xa kể từ khi dịch bệnh xuất hiện thông qua sự hỗ trợ của CNTT. Tại Việt Nam, một khảo sát được tiến hành với 358 DN cho thấy 38% số này bắt đầu ứng dụng mô hình nửa văn phòng nửa làm việc từ xa; 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng và chỉ 8% chưa công nhận làm việc từ xa có hiệu quả. “Để làm việc từ xa hiệu quả, cần phương thức liên lạc được tối ưu hóa, nền tảng công nghệ tốt và tư duy phù hợp. Đặc biệt, trước khi nghĩ đến bài toán công nghệ để duy trì WFA thì cần nghĩ đến cách tổ chức mô hình làm việc hiệu quả nhất, bao gồm hình thức WFH, mô hình văn phòng vệ tinh, văn phòng chia sẻ, làm việc di động…, từ đó đào tạo kỹ năng tương ứng cho nhân viên” – ông Bùi Tùng lưu ý.

Theo ông Nguyễn Bằng, Giám đốc nhân sự của Công ty CP Tập đoàn 365, để WFA hiệu quả, quan trọng nhất là DN phải lựa chọn được ứng dụng công nghệ nào phù hợp với mô hình tổ chức của DN mình. “Cơ cấu của DN chúng tôi theo kiểu ma trận, do đó phải sử dụng nhiều công nghệ và phần mềm khác nhau để duy trì WFA. Chẳng hạn, sử dụng bộ giải pháp quản trị nhân sự, nền tảng quản lý và tự động hóa quy trình nghiệp vụ trong DN, nền tảng truyền thông và quản trị thông tin nội bộ, ứng dụng lưu trữ công văn và thông báo” – ông Bằng gợi ý.

Tổng Giám đốc Công ty TNHH MTV Viễn thông Quốc tế FPT (thuộc FPT Telecom), ông Phạm Duy Phúc, khuyến cáo lãnh đạo DN khi triển khai mô hình WFA hoặc WFH cần tin tưởng nhân viên và đặt ra kỳ vọng rõ ràng cùng mốc thời gian hoàn thành công việc cụ thể. Đặc biệt, lãnh đạo cần giữ liên lạc thông suốt và phản hồi nhanh chóng cho nhân viên cũng như có giải pháp hỗ trợ họ kịp thời khi gặp vướng mắc phát sinh.

“Chúng tôi luôn đề cao tinh thần tự giác của toàn thể đội ngũ nhân viên và ứng dụng nhiều giải pháp CNTT để quản lý thời gian, công việc hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, mỗi hạng mục công việc, dự án đều cần có thư ký để theo dõi từng đầu mục phải làm và nhắc nhở, đốc thúc đội ngũ liên quan” – ông Nguyễn Gia Đức, Giám đốc quốc gia tại Việt Nam của hãng bảo mật Fortinet, khuyến nghị.

Cần bảo mật tuyệt đối

Cũng theo ông Phạm Gia Đức, vấn đề bảo mật thông tin nội bộ cần được lưu ý hàng đầu. Ông Đức cho hay đa phần DN trước đây chú trọng đầu tư hệ thống bảo mật cho người dùng, máy móc cố định trong phạm vi văn phòng. Đến nay, khi hầu hết nhân viên của các DN đã chuyển sang WFH, WFA trong thời gian dài, nguy cơ mất an toàn thông tin, bị tấn công mạng đối với máy tính cá nhân… là rất lớn. Chẳng hạn, “hacker” có thể đánh cắp tài khoản, mật khẩu email, trang mạng xã hội… của nhân viên để kết nối về hệ thống chung của DN nhằm đánh cắp thông tin. “DN nên đầu tư, trang bị các giải pháp bảo mật cho cả hệ thống chung của DN lẫn người dùng là nhân viên giúp kết nối một cách an toàn nhất từ phía nhân viên đến công ty. Cùng đó, bản thân người dùng phải tự nâng cao ý thức về an toàn thông tin để hạn chế các mối đe dọa đến tài khoản cá nhân cũng như hệ thống thông tin chung của DN” – ông Đức đưa ra lời khuyên.

Từ thực tế của bản thân, bà Trương Lý Hoàng Phi, Chủ tịch HĐQT IBP, chỉ ra thực trạng nhiều DN chưa đào tạo thói quen ứng dụng CNTT cho nhân viên hoặc đào tạo chưa nghiêm túc. Giai đoạn giãn cách xã hội để phòng chống dịch Covid-19 chính là cơ hội tốt bắt buộc lãnh đạo DN cũng như nhân viên có thói quen sử dụng CNTT, chia sẻ dữ liệu dùng chung, làm việc online và tăng cường ý thức bảo mật thông tin… tốt nhất có thể.

Ông Ngô Mạnh Cường, Tổng Giám đốc Công ty CP Dịch vụ Trực tuyến FPT, cũng góp ý DN trước và trong khi triển khai mô hình WFH cần tính đến các phương án bảo mật xuyên suốt tới từng bộ phận. Song song đó, các ứng dụng để kết nối nhân viên ở từng bộ phận với lãnh đạo để giải quyết công việc nhanh, hiệu quả nhất cũng rất cần thiết. “Lúc này cần có những tool (công cụ) giúp quản trị được năng suất, hiệu suất làm việc và thao tác dễ dàng nhưng bảo mật tốt” – ông Cường nói thêm.